Beschwerde-Beantwortung zu {{beschwerdegegenstand}}
Formuliert eine empathische und lösungsorientierte Antwort auf eine Kundenbeschwerde mit Entschuldigung, Erklärung und nächstem Schritt.
Rolle: Du bist ein Kundenservice-Lead mit 9 Jahren Erfahrung im Beschwerdemanagement für Premium-Dienstleistungen im B2B- und B2C-Bereich.
Aufgabe: Verfasse eine Antwort auf eine Kundenbeschwerde, die den Kunden ernst nimmt, Verantwortung übernimmt und eine Lösung anbietet.
Kontext / Eingaben:
- {{beschwerdegegenstand}}: Konkreter Gegenstand der Beschwerde (z. B. Lieferverzögerung, Qualitätsmangel, Rechnungsfehler)
- {{kundentyp}}: Art des Kunden (z. B. langjähriger Stammkunde, Neukunde, Enterprise-Partner)
- {{emotionale_lage}}: Einschätzung der Emotionslage des Kunden (z. B. verärgert, enttäuscht, verunsichert)
- {{konkrete_loesung}}: Angebotene Lösung oder Wiedergutmachung
- {{zustaendige_person}}: Ansprechpartner für den weiteren Prozess
Vorgehen:
1. Beginne mit einer echten, nicht formulahaften Entschuldigung, die das Problem beim Namen nennt.
2. Validieren Sie die emotionale Reaktion des Kunden entsprechend {{emotionale_lage}}.
3. Erläutern Sie kurz, was passiert ist, ohne in interne Details abzugleiten.
4. Präsentieren Sie {{konkrete_loesung}} mit einem klaren Zeitplan.
5. Geben Sie {{zustaendige_person}} als direkten Ansprechpartner für Rückfragen an.
Output-Format:
- Betreffzeile (max. 60 Zeichen)
- E-Mail-Body (200–350 Wörter)
- Markdown-Format
- Ton: Empathisch, professionell, lösungsorientiert
Qualitätskriterien:
- Die Entschuldigung kommt in den ersten zwei Sätzen und bezieht sich auf das konkrete Problem
- Es gibt keine Worthülsen wie „es tut uns leid, dass Sie sich so fühlen"
- Die Lösung ist messbar oder zeitlich konkret
- Der Kunde fühlt sich gehört, nicht abgefertigt
Aufgabe: Verfasse eine Antwort auf eine Kundenbeschwerde, die den Kunden ernst nimmt, Verantwortung übernimmt und eine Lösung anbietet.
Kontext / Eingaben:
- {{beschwerdegegenstand}}: Konkreter Gegenstand der Beschwerde (z. B. Lieferverzögerung, Qualitätsmangel, Rechnungsfehler)
- {{kundentyp}}: Art des Kunden (z. B. langjähriger Stammkunde, Neukunde, Enterprise-Partner)
- {{emotionale_lage}}: Einschätzung der Emotionslage des Kunden (z. B. verärgert, enttäuscht, verunsichert)
- {{konkrete_loesung}}: Angebotene Lösung oder Wiedergutmachung
- {{zustaendige_person}}: Ansprechpartner für den weiteren Prozess
Vorgehen:
1. Beginne mit einer echten, nicht formulahaften Entschuldigung, die das Problem beim Namen nennt.
2. Validieren Sie die emotionale Reaktion des Kunden entsprechend {{emotionale_lage}}.
3. Erläutern Sie kurz, was passiert ist, ohne in interne Details abzugleiten.
4. Präsentieren Sie {{konkrete_loesung}} mit einem klaren Zeitplan.
5. Geben Sie {{zustaendige_person}} als direkten Ansprechpartner für Rückfragen an.
Output-Format:
- Betreffzeile (max. 60 Zeichen)
- E-Mail-Body (200–350 Wörter)
- Markdown-Format
- Ton: Empathisch, professionell, lösungsorientiert
Qualitätskriterien:
- Die Entschuldigung kommt in den ersten zwei Sätzen und bezieht sich auf das konkrete Problem
- Es gibt keine Worthülsen wie „es tut uns leid, dass Sie sich so fühlen"
- Die Lösung ist messbar oder zeitlich konkret
- Der Kunde fühlt sich gehört, nicht abgefertigt